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Cómo organizar tu espacio de trabajo. Negocios cada Semana #13

Cómo organizar tu espacio de trabajo. Llegamos a una nueva semana , pero antes de empezar quiero compartir algo contigo:

¿Sabías que la compañía de encomiendas más grande del mundo UPS fue fundada por un par de adolescentes con sus bicicletas y $100 prestados por un amigo?

Cómo organizar tu espacio de trabajo
Cómo organizar tu espacio de trabajo
Photo by Kraken Images on Pexels.com

No le pongas limites a tu emprendimiento, aunque más del 70% de los negocios fracasa en sus primeros 3 años, si tienes un buen plan, consistencia y disciplina, puedes lograr el éxito que quieres!

Como propietario de un negocio, debe hacer todo lo posible para obtener una ventaja, y en estos tiempos cuando trabajar desde casa es lo más común! Esta guía aplica para cualquier espacio de trabajo en su casa o sitio de trabajo habitual.

Lo que nos lleva a la lección de hoy …

«Optimización de su espacio de trabajo para el éxito»

Cuando organiza su entorno de trabajo, optimiza su entorno para la productividad y aumenta su capacidad para trabajar de manera eficaz.

Cómo organizar tu espacio de trabajo
Photo by Serpstat on Pexels.com

 Algunos beneficios clave incluyen:

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> Mejor comunicación. Un entorno de oficina organizado fomenta una mejor comunicación interna. Con un área central para la comunicación del personal, es más fácil compartir noticias de ventas, rastrear objetivos y planificar y monitorear proyectos. 

> Un presupuesto manejable. Los espacios organizados le permitirán ver rápidamente lo que tiene, lo que necesita y cuándo podría necesitar más. Esto apoya la creación y mantenimiento de presupuestos, especialmente para suministros y equipos.

> Mayor ética laboral y moral. Cuando usted y su personal cuidan su entorno, hace que el lugar de trabajo sea un lugar más agradable. El cuidado demuestra que valora su trabajo y a las personas que trabajan para usted.

> Mejor gestión del tiempo. En pocas palabras, dedica menos tiempo a buscar cosas y más a trabajar. Una oficina organizada complementará y apoyará sus estrategias de gestión del tiempo.

Podría continuar, pero entiendes la idea …

A continuación, presentamos algunos pasos prácticos que puede seguir hoy para comenzar a  mejorar su espacio de trabajo en casa o donde sea!

Empecemos

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 Complete lo siguiente caminando literalmente por su oficina donde quiera que esté, en su casa sino posee un espacio de trabajo especial para ello,  con un bloc de notas y haciendo observaciones. 

Este tiene la intención de ser un ejercicio positivo, así que trate de no sentirse abrumado. 

Los pequeños cambios son los mejores cambios para empezar. (pista: si su oficina o espacio de trabajo ya está bastante organizada, siga este proceso de todos modos e identifique las oportunidades que existen para mejorar su entorno de trabajo y el de su equipo).

 Empiece por su propio espacio de trabajo u oficina.

 Dado que aquí es donde es probable que deba ser más productivo, tiene sentido comenzar a hacer algunos cambios aquí. 

Preguntas necesarias

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Photo by Andrea Piacquadio on Pexels.com

Haga algunas observaciones sobre su espacio de trabajo u oficina como está ahora, utilizando las siguientes preguntas.

 ¿Qué se puede encontrar en su escritorio?

¿Dónde se encuentran sus archivos actuales?

¿Dónde están sus archivos antiguos o inactivos?

¿Cuántos objetos personales están visibles?

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¿Qué hay en las paredes?

¿Dónde están sus suministros de oficina?

¿Cuánto papel hay en tu escritorio?

¿Cuántos archivos, carpetas o libros hay en su escritorio?

¿Dónde se encuentran la bandeja de entrada y la bandeja de salida y cuánto se apila en ellas?

Con base en sus notas y las sugerencias y pautas a continuación, identifique oportunidades de mejora en su espacio de trabajo.

¿Su oficina se beneficiaría de un mejor diseño? ¿Un mejor sistema de archivo? ¿Un monitor de escritorio más pequeño? ¿Una trituradora de papel?

Lo que debes hacer

Limpie su escritorio de todo menos su computadora, su temporizador de día (si todavía usa uno), sus archivos actuales, su bandeja de entrada y su teléfono. 

Dependiendo del tamaño de su espacio de trabajo o de su escritorio, es posible que desee colocar sus archivos actuales o la bandeja de entrada en la parte superior de un archivador al alcance de la mano para maximizar el espacio del escritorio. 

Todo lo que no necesite con regularidad debe guardarse fuera del alcance de la mano.

Elija un sistema central para administrar sus notas en su espacio de trabajo, tareas, listas de tareas, lluvia de ideas y programación. Si tiene un temporizador diurno, úselo. 

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Si prefiere sistemas electrónicos, utilizarlos. Tener demasiadas carpetas, cuadernos y calendarios se vuelve confuso.

Adquiera el hábito de ordenar su  espacio de trabajo o escritorio al principio y al final de cada día. Mantenga los papeles sueltos en su lista de tareas pendientes o tenga carpetas claras y organizadas.

 Utilice organizadores de cajones para mantener su cajón de material en su espacio de trabajo limpio y de fácil acceso.

Organice el papel suelto, la bandeja de entrada y los elementos de acción en un clasificador de archivos o una pila de bandejas de papel. 

Utilice categorías en su espacio de trabajo como tareas pendientes, revisar, esperar respuesta, en espera y archivar. (El libro «Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés» de David Allen es un gran recurso para esto; he seguido su sistema durante años)

Coloque su teléfono a la izquierda si es diestro y a la derecha si es zurdo, de modo que tenga la mano adecuada libre para tomar notas cuando esté en una llamada. Mantenga un bloc de notas o post-it junto al teléfono para grabar mensajes y notas de conversación.

Los artículos personales pueden distraerse cuando están en tu línea de visión principal y fomentar el soñar despierto en tu espacio de trabajo. Las fotos y los recuerdos tienen un lugar en su oficina, pero reubique los elementos que estén a la vista.

Una vez que haya organizado su espacio de trabajo u oficina, pase a las áreas comunes de su negocio, si las tiene.

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… y la forma en que van las cosas en el mundo en este momento, todos podríamos usar todas las ventajas que podamos obtener.

No se preocupe por hacerlo todo hoy.

Puede llevar algún tiempo, dependiendo de lo desorganizado que esté actualmente.

Ahora tiene suficiente para iniciar el proceso de organizar su espacio de trabajo en casa o en cualquier lugar!

ASi que manos a la obra!

Y asi va esta semana!

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